Cara Membuat Surat Keterangan Hasil Ujian Sekolah (SKHUS) - Menjelang berakhirnya kegiatan belajar mengajar kelas IX, bagian Tata Usaha di sekolah selalu disibukkan dengan berkas-berkas: Surat Kelulusan, Surat Keterangan Kelakuan Baik, dan Daftar Nilai Ijazah Sementara atau SKHUS (Surat Keterangan Hasil Ujian Sekolah) yang harus segera dibagikan kepada para lulusan.
Kadang untuk menyusun ketiga berkas tersebut waktunya begitu mepet karena menunggu nilai ujian diselesaikan oleh para guru mapel, apalagi harus menyusun nilai rapor dari semester 1 sampai semester 6.
Untungnya dengan bantuan Microsoft Word dan Excel bisa mempermudah pekerjaan-pekerjaan di atas. Pada kesempatan ini penulis akan menjelaskan mengenai pembuatan SKHUS dengan fasilitas mail merge di Word yang datanya diambil dari Excel.
- Membuat tabel data siswa dengan Excel
Langsung saja, pertama-tama kita membuat tabel data siswa dengan Excel seperti di bawah ini:
Nilai-nilai di atas biasanya diambil dari blangko nilai rapor dari semester 1 hingga semester 6.
Perhatikan header (judul kolom) dari tabel data siswa tersebut, header-header ini nanti akan disisipkan sebagai field pada saat membuat mail merge di Word.
Perlu diketahui isi dari data angka seperti nilai-nilai mapel tulis seadanya tanpa perlu mengubah formatnya (General) menjadi Number atau Text. Begitu juga angka nilai, tulis seadanya tanpa perlu menetapkan satu atau dua digit di belakang koma karena kedua hal di atas tidak akan berpengaruh bila ditampilkan di mail merge Word.
Jadi pengaturan format angka dan jumlah digit di belakang koma dilakukan nanti dengan mengeditnya di mail merge Word.
Setelah data siswa tersebut selesai dibuat, simpan di satu folder (mis. “Berkas Siswa”) beri nama misalnya “DataSiswa”.
- Membuat lembar Surat Keterangan Hasil Ujian Sekolah
Selanjutnya membuat lembar Surat Keterangan Hasil Ujian Sekolah (SKHUS) beserta tabel nilai ijazah menggunakan Word seperti di bawah ini:
Perhatikan ada bagian kolom-kolom yang dikosongkan yang nanti diisi dengan field yang sesuai dengan header di file excel “DataSiswa” dengan bantuan mail merge Word.
Jika pembuatan SKHUS selesai, simpan di folder yang sama (“Berkas Siswa”) beri nama misalnya “SKHUS”.
- Menautkan Data SIswa Excel dengan Mail Merge SKHUS Word
Sekarang saatnya menautkan “DataSiswa” di excel dengan mail merge “SKHUS” di Word,
Langkah-langkahnya sbb:
1. Aktifkan atau buka file Word “SKHUS”
2. Klik pada tab MAILINGS
3. Klik menu Select Recipients > Use an Existing List…
4. Cari file “DataSiswa” yang sudah dibuat dengan excel di folder “Berkas Siswa”
5. Klik Open
6. Arahkan kursor di bagian kolom kosong pertama (Nama)
7. Klik menu Insert Merge Field pada icon panah bawah > pilih field NAMA
8. Lakukan hal yang sama pada kolom kosong selanjutnya (Tempat Tanggal Lahir) hingga Nomor Induk Siswa Nasional dengan field: TTL, ORTU, NIS, NISN.
9. Lakukan hal yang sama untuk daftar nilai ijazah: tempatkan kursor pada kolom kosong di bawah header Nilai Ijazah Sementara sejajar dengan Mata Pelajarannya lalu sisipkan field masing-masing : PAI, PPKn, Bind, … hingga nilai rata-rata : Rata2
Lengkapnya seperti di bawah ini:
10. Untuk menampilkan hasilnya tekan menu Preview Results.
Apakah selesai sampai di sini?
- Mengubah nilai menjadi dua digit di belakang koma
Belum, karena format angka pada masing-masing nilai tidak seragam ada yang bulat, ada satu angka di belakang koma, ada banyak angka di belakang koma, dsb.
Sedangkan nilai ijazah biasanya harus dua digit di belakang koma.
Lalu bagaimana untuk mengatasinya? Kita harus mengedit satu per satu format nilai tersebut.
Sebelum melangkah ke sana, pastikan dulu setting simbol desimal sudah diatur untuk format Indonesia, caranya buka Control Panel > Clock and Region > Region
Pada jendela Region ubah format ke Indonesian (Indonesia) kemudian klik Additional settings…
Pada tab Numbers pastikan kolom Decimal symbol: dipilih koma (,) ; No. of digits after decimal: 2 ; dan Digit grouping symbol: . (titik). Kemudian OK.
Tahapan untuk mengubah dua angka di belakang koma adalah:
1. Klik Preview Results sekali lagi untuk menyembunyikan hasilnya
2. Klik kanan pada field yang akan diubah formatnya misalnya klik kanan di <<PAI>>
3. Pilih Edit Field…
4. Akan muncul jendela Field, klik tombol paling kiri-bawah Field Codes
5. Pada kolom MERGEFIELD PAI tulis \#”0,00” sehingga menjadi MERGEFIELD PAI \#”0,00”
6. Kemudian klik OK
7. Lakukan pada semua field: <<PPKn>>, <<Bind>>… hingga nilai <<Rata2>>
8. Bila telah selesai tampilkan lagi hasilnya dengan Preview Results
9. Cek dari record 1 sampai terakhir, apakah hasilnya sudah sesuai harapan
10. Bila sudah sesuai, sobat bisa mencetaknya satu per satu.
Demikian semoga bermanfaat!
No comments:
Post a Comment