Cara Mengatur Ukuran dan Mencetak Label Stiker (Self Adhesive Label) untuk Undangan atau Ditempel di Benda Lainnya

Cara Mengatur Ukuran dan Mencetak Label Stiker (Self Adhesive Label) untuk Undangan - Pada kartu undangan pernikahan atau wisuda biasanya akan dicantumkan orang yang akan diundang berikut alamatnya pada secarik label yang ditempel di sana.

Mungkin karena belum tahu caranya atau mencari mudahnya saja, nama dan alamat yang dituju sering ditulis tangan.

Namun untuk kerapihan, estetika, atau agar terlihat bonafid, alangkah baiknya dicetak dengan printer menggunakan label stiker atau lebih dikenal sebagai self adhesive label.

Self adhesive label banyak dijual di toko-toko alat tulis dengan berbagai ukuran yang dicirikan dengan nomor, ada No. 103, 124, 121 dsb. harganya berkisar Rp 7.000 hingga Rp 10.000 per 10 sheet.

Bagi yang belum tahu bagaimana caranya mengatur ukuran dan mencetak pada label tempel ini, penulis akan berbagi sedikit ilmunya.

Menentukan ukuran label dan jumlah yang diundang

Sebelum mulai mencetak, tentukan dulu ukuran label yang akan digunakan dan pastikan cukup untuk jumlah orang yang diundang.

Di sini penulis memakai label No. 103 merek Fox di mana per lembarnya terdiri dari 12 label dengan posisi 3 kolom x 4 baris.

Gambarnya seperti di bawah ini:

Membuat data undangan: Nama dan Alamat

1. Pertama-tama kita buat dulu data undangan berupa nama dan alamatnya dengan menggunakan Microsoft Excel:

a.  Pada lembar excel buat tabel sebanyak dua kolom dengan header NAMA dan ALAMAT dan jumlah barisnya tergantung berapa banyak orang yang diundang, misalnya 20 orang, jadi tabelnya 2 kolom x 20 baris.

b.  Kemudian tulis nama-nama orang yang akan diundang di bawah header NAMA dan alamat singkat di bawah header ALAMAT

Lengkapnya seperti di bawah ini:

c.  Bila dirasa sudah lengkap, simpan dalam sebuah folder (mis: “undangan”) dengan nama file misalnya “dataUndangan”.

Menyesuaikan ukuran label dengan Mail Merge Word

2. Selanjutnya adalah mengatur/menyesuaikan ukuran label dengan menggunakan Mail Merge di Microsoft Word,

Langkah-langkahnya sbb:

a. Klik MAILINGS > Start Mail Merge > Labels…

b. Di jendela Label Options klik New Label…

c.  Di jendela Label Details sesuaikan ukuran label secara terperinci menggunakan mistar, seperti:

•   Label Name: Isi dengan nama label (misalnya “Label 103”)
•   Top Margin: Jarak label dengan tepi atas lembaran (0,8 cm)
•   Side Margin: Jarak label dengan tepi kiri lembaran (0,2 cm)
•   Vertical pitch: Jarak vertikal antara sisi atas label dengan sisi atas label kedua (3,2 cm)
•   Horizontal pitch: Jarak horizontal antara sisi kiri label dengan sisi kiri label kedua (6,6 cm)
•   Label height: Tinggi label (3,2 cm)
•   Label width: Lebar label (6,4 cm)
•   Number across: Jumlah label ke kanan (3)
•   Number down: Jumlah label ke bawah (4)
•   Page width: Ukuran lebar lembaran label (20 cm)
•   Page Height: Ukuran tinggi lembaran label (15 cm)

d. Kalau sudah diisi lengkap ukuran lembaran labelnya klik OK

Membuat dokumen baru

3. Buat dokumen baru (File > New)

a. File > Save As > beri nama file “Label Undangan” simpan dalam folder yang sama (“Undangan”)

b. Klik Start Mail Merge > Labels…

c. Pilih nama label “Label 103” > OK

d. Maka akan muncul template Label 103 yang sudah ditentukan ukurannya

e. Tempatkan kursor di label pertama agak ke bawah, kalau tidak kelihatan batas-batasnya, tampilkan dulu tabel tersebut dengan memilih Borders >  All Borders

f. Klik Select Recipients > Use an Existing List…

g. Cari file “dataUndangan” > Open > OK

Akan muncul tampilannya sbb:

h. Masih di label pertama: Insert Merge Field > NAMA > Enter

i. Di baris kedua Insert Merge Field > ALAMAT

j. Lalu kedua field ini disorot dan posisikan di tengah (Center) label

k. Masih di menu MAILINGS > Update Labels maka seluruh label akan terisi dengan field <<NAMA>> dan <<ALAMAT>> dengan posisi yang sama.

l. Untuk melihat hasilnya klik Preview Results, maka nama dan alamat akan terisi sesuai dengan yang ada pada daftar dataUndangan.

m. Untuk mengedit label misalnya nama menjadi huruf tebal, mengganti jenis font, atau mengubah ukuran font, lakukan pada label pertama (jangan di seluruh label)

n. Klik Update Labels, maka perubahan akan terjadi pada semua label.

Mencetak atu print

4. Langkah terakhir adalah mencetaknya/print, untuk itu persiapkan:

a. Printer dan lembaran label No. 103 sudah terpasang di printer.

b.  Sebelum langsung mencetak perhatikan berapa jumlah orang yang diundang, sesuaikan dengan jumlah lembaran label (setiap lembar ada 12 label).

c. Untuk mencetak 12 label pertama: tulis angka 1 di kolom kosong “Go to Record” di antara tanda Previous Record (tanda panah kiri) dan Next Record (tanda panah kanan) lalu Print

d. Untuk 12 label kedua: tulis 13 > Enter > Print

e. Untuk 12 label ketiga: tulis 25 > Enter > Print

f. Untuk 12 label keempat: tulis 37 > Enter > Print

g. Begitulah seterusnya, tinggal menjumlahkan dengan 12.

Demikian tutorial membuat label ini, semoga bermanfaat.***

 

 

Cara Membuat Surat Keterangan Hasil Ujian Sekolah (SKHUS) atau Ijazah Sementara dengan Mail Merge Word dari Sumber Data Excel Beserta Nilai Dua Angka di Belakang Koma

Cara Membuat Surat Keterangan Hasil Ujian Sekolah (SKHUS) - Menjelang berakhirnya kegiatan belajar mengajar kelas IX, bagian Tata Usaha di sekolah selalu disibukkan dengan berkas-berkas: Surat Kelulusan, Surat Keterangan Kelakuan Baik, dan Daftar Nilai Ijazah Sementara atau SKHUS (Surat Keterangan Hasil Ujian Sekolah) yang harus segera dibagikan kepada para lulusan.

Kadang untuk menyusun ketiga berkas tersebut waktunya begitu mepet karena menunggu nilai ujian diselesaikan oleh para guru mapel, apalagi harus menyusun nilai rapor dari semester 1 sampai semester 6.

Untungnya dengan bantuan Microsoft Word dan Excel bisa mempermudah pekerjaan-pekerjaan di atas. Pada kesempatan ini penulis akan menjelaskan mengenai pembuatan SKHUS dengan fasilitas mail merge di Word yang datanya diambil dari Excel.

• Membuat tabel data siswa dengan Excel

Langsung saja, pertama-tama kita membuat tabel data siswa dengan Excel seperti di bawah ini:

Nilai-nilai di atas biasanya diambil dari blangko nilai rapor dari semester 1 hingga semester 6.

Perhatikan header (judul kolom) dari tabel data siswa tersebut, header-header ini nanti akan disisipkan sebagai field pada saat membuat mail merge di Word.

Perlu diketahui isi dari data angka seperti nilai-nilai mapel tulis seadanya tanpa perlu mengubah formatnya (General) menjadi Number atau Text. Begitu juga angka nilai, tulis seadanya tanpa perlu menetapkan satu atau dua digit di belakang koma karena kedua hal di atas tidak akan berpengaruh bila ditampilkan di mail merge Word.

Jadi pengaturan format angka dan jumlah digit di belakang koma dilakukan nanti dengan mengeditnya di mail merge Word.

Setelah data siswa tersebut selesai dibuat, simpan di satu folder (mis. “Berkas Siswa”) beri nama misalnya “DataSiswa”.

• Membuat lembar Surat Keterangan Hasil Ujian Sekolah

Selanjutnya membuat lembar Surat Keterangan Hasil Ujian Sekolah (SKHUS) beserta tabel nilai ijazah menggunakan Word seperti di bawah ini:

Perhatikan ada bagian kolom-kolom yang dikosongkan yang nanti diisi dengan field yang sesuai dengan header di file excel “DataSiswa” dengan bantuan mail merge Word.

Jika pembuatan SKHUS selesai, simpan di folder yang sama (“Berkas Siswa”) beri nama misalnya “SKHUS”.

• Menautkan Data SIswa Excel dengan Mail Merge SKHUS Word

Sekarang saatnya menautkan “DataSiswa” di excel dengan mail merge “SKHUS” di Word,

Langkah-langkahnya sbb:

1. Aktifkan atau buka file Word “SKHUS”

2. Klik pada tab MAILINGS

3. Klik menu Select Recipients > Use an Existing List…

4. Cari file “DataSiswa” yang sudah dibuat dengan excel di folder “Berkas Siswa”

5. Klik Open

6. Arahkan kursor di bagian kolom kosong pertama (Nama)

7. Klik menu Insert Merge Field pada icon panah bawah > pilih field NAMA

8. Lakukan hal yang sama pada kolom kosong selanjutnya (Tempat Tanggal Lahir) hingga Nomor Induk Siswa Nasional dengan field: TTL, ORTU, NIS, NISN.

9. Lakukan hal yang sama untuk daftar nilai ijazah: tempatkan kursor pada kolom kosong di bawah header Nilai Ijazah Sementara sejajar dengan Mata Pelajarannya lalu sisipkan field masing-masing : PAI, PPKn, Bind, … hingga nilai rata-rata : Rata2

Lengkapnya seperti di bawah ini:

10. Untuk menampilkan hasilnya tekan menu Preview Results.

Apakah selesai sampai di sini?

• Mengubah nilai menjadi dua digit di belakang koma

Belum, karena format angka pada masing-masing nilai tidak seragam ada yang bulat, ada satu angka di belakang koma, ada banyak angka di belakang koma, dsb.

Sedangkan nilai ijazah biasanya harus dua digit di belakang koma.

Lalu bagaimana untuk mengatasinya? Kita harus mengedit satu per satu format nilai tersebut.

Sebelum melangkah ke sana, pastikan dulu setting simbol desimal sudah diatur untuk format Indonesia, caranya buka Control Panel > Clock and Region > Region

Pada jendela Region ubah format ke Indonesian (Indonesia) kemudian klik Additional settings…

Pada tab Numbers pastikan kolom Decimal symbol: dipilih koma (,) ; No. of digits after decimal: 2 ; dan Digit grouping symbol: . (titik). Kemudian OK.

Tahapan untuk mengubah dua angka di belakang koma adalah:

1. Klik Preview Results sekali lagi untuk menyembunyikan hasilnya

2. Klik kanan pada field yang akan diubah formatnya misalnya klik kanan di <<PAI>>

3. Pilih Edit Field…

4. Akan muncul jendela Field, klik tombol paling kiri-bawah Field Codes

5. Pada kolom MERGEFIELD PAI tulis \#”0,00” sehingga menjadi MERGEFIELD PAI \#”0,00”

6. Kemudian klik OK

7. Lakukan pada semua field: <<PPKn>>, <<Bind>>… hingga nilai <<Rata2>>

8. Bila telah selesai tampilkan lagi hasilnya dengan Preview Results

9. Cek dari record 1 sampai terakhir, apakah hasilnya sudah sesuai harapan

10. Bila sudah sesuai, sobat bisa mencetaknya satu per satu.

Demikian semoga bermanfaat!